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Cómo el uso de tecnologías en la nube ayuda a poner a la familia primero

 

¿Alguna vez ha sido invitado a una función familiar importante en la mitad de la temporada de impuestos?  ¿Y la función es en otro estado o país?  Esta situación exacta me pasó la temporada de impuestos la temporada pasada.  Recibí una invitación a la Primera Comunión de mi sobrina en Monterrey el primer fin de semana de abril y quería que mi esposa fuera su madrina.  Por supuesto, íbamos a ir, pero inmediatamente empecé a estresarme por el trabajo que había que hacer.  ¿Cómo terminaré las declaraciones de impuestos?  ¿Cómo se los entregaré a los clientes?  ¿Cómo voy a firmar los 8879?

Este es un tema común que enfrenta muchas empresas en esta industria.  Se aplica a empresas de larga data, así como a nuevas empresas.  Los principales desafíos a los que se enfrentan tantas empresas son:

 

  • Tratar de asegurar un equilibrio de vida laboral para poder disfrutar de la vida pero entregar a sus clientes
  • Acceso a documentos de trabajo desde fuera de la oficina
  • Encontrar y retener a los mejores talentos

 

¿El comienzo de la respuesta a todos estos desafíos?  Adopción en la nube.

Equilibrar el trabajo con la vida es muy importante para mí porque es algo que aprecio a mi corazón.  Mi padre trabajaba turnos extras en la cervecería a veces, pero siempre encontró tiempo para estar allí y entrenar nuestras actividades extracurriculares.  Esto es algo que quería poder hacer por mi familia.  Uno de los valores que les digo a mis clientes y a mi personal es que la familia siempre es lo primero.  Todos entendemos que esta industria requiere largas horas, especialmente durante la temporada de impuestos, pero algo que me di cuenta fue que no necesitamos estar vinculados a nuestras oficinas para hacerlo.  Pude volar con mi familia a Monterrey y pasar una semana allí.  El uso de aplicaciones basadas en la nube como Xero y Auto Entry me permitió preparar las finanzas para mis clientes de la Programación C y luego ingresar todo en mi software de impuestos alojado.  Trabajé durante el día mientras todos corría por ahí planeando y haciendo artículos de última hora y todavía disfrutaba de las tardes y noches con la familia. Es saludable tomar descansos completos del trabajo, pero ser capaz de comprometerse así cuando tienes que hacerlo es una sensación increíble. 

El segundo desafío gira en torno al acceso a los documentos de trabajo.  Mi primer trabajo en contabilidad fue con una pequeña firma de CPA con sede en Houston, TX.  Fue una gran firma y tenían lo que pensé que era el mejor sistema de archivo.  Teníamos todos los archivos ordenados por código de cliente y nombre.  El socio principal me pidió un día que buscara una hoja de trabajo base que tenía unos 4 años.  Así que fui a los archivadores a buscarlo y finalmente lo encontré.  Me tomó 2 horas para encontrarlo porque había sido mal presentado.  Los archivos extraviados, los archivos dañados y los archivos que faltan son ocurrencias comunes con los archivos en papel.  Al adoptar una oficina sin papel, usted será capaz de buscar archivos dentro de su software y acceder a ellos dondequiera que vaya.  Esto fue beneficioso porque pude viajar sin tener que llevar una pila de carpetas con la información confidencial del cliente.  Pude abrir los organizadores de impuestos de mi cliente a petición y en realidad pude entregar una declaración de impuestos del año anterior a otro cliente que lo necesitara.  Pude completar los rendimientos de manera más eficiente y pasar más tiempo con mi familia. 

Todos sabemos que es difícil encontrar grandes nuevos talentos, especialmente en esta industria.  Cuando mi negocio estaba creciendo necesitaba a alguien con las habilidades para ayudarme, pero quería asegurarme de que tuvieran la flexibilidad de trabajar desde casa en su horario.  La nube lo permitió porque pude dar a mi miembro del equipo acceso a los sistemas que necesitaban para hacer el trabajo mientras les permitía poder trabajar en cualquier momento.  Mi primer empleado fue una madre que se quedó en casa con un fondo impresionante y ella ha sido una estrella de rock para nuestra firma!  Pudimos proporcionar un ambiente de trabajo flexible dándole las herramientas para trabajar desde casa.  Hay una enorme piscina de talentos por ahí que puede proporcionar un enorme valor para usted y su empresa si usted está dispuesto a pensar fuera de la caja del tradicional ambiente de oficina de nueve a cinco. 

Soy un gran defensor de la tecnología, por lo que siempre me oirás hablar de ello.  La tecnología y la nube me permitieron asistir a la primera comunión de mi sobrina, ponerme al día con los primos de mi esposa y llegar a explorar Monterrey, México.  Supe cuando comencé mi firma que quería crear la capacidad de asistir a estos eventos e interactuar con la familia en lugar de simplemente volar por el día y salir al día siguiente.  También quería capacitar a mi personal para que disfrutara del mismo enfoque en la familia.  La tecnología y la adopción de la nube hicieron esto posible para todos nosotros.