Trabaja mejor, no más

 

¿Estas estresado? Si eres un profesional de impuestos, probablemente la respuesta es sí. Se acerca la temporada de impuestos, justo después de pasar por una temporada de impuestos aparentemente interminable el año pasado, es posible que te preguntes cómo lo harás todo. Bueno, en Xero nosotros tenemos algunas herramientas que pueden ayudarte a ser más eficiente, menos estresado, tener clientes más felices y tal vez incluso ganar más dinero.

Un recordatorio para priorizar su autocuidado y salud mental

Mantener una buena salud física, emocional y mental es clave para una temporada fiscal productiva. No siempre puedes evitar que tengas que trabajar muchas horas o plazos, pero puedes cambiar la forma que aplicas el trabajo A veces puede parecer contraproducente o difícil justificar el cuidado personal durante las horas punta, pero puedes ser más eficiente cuando tu cuerpo y mente están en estado de bienestar. Si no te estás cuidando, no puedes dar lo mejor a tus clientes y familia.

Existen muchas modalidades para mantener nuestra salud mental y física que sólo toman unos minutos al día. Un simple consejo es tomar conciencia de cómo respiramos. Hay estudios de organizaciones como el Heartmath Institute que muestran que una vez que nuestro corazón y cerebro funcionan de manera coherente, nos sentimos menos estresados ​​y más en sintonía con nosotros mismos.

Si te encuentrasestresado, prueba este sencillo ejercicio de respiración. Funciona en solo unos minutos. Respira larga y profundamente por la nariz. Imagínese empujando el aire hacia arriba a través de la parte inferior de tu abdomen hasta tu pecho, expandiendo tus costillas y visualizando el aire moviéndolo hacia tu corazón. Puedes poner tus manos sobre tu corazón cuando sientas que la energía va allí. Puedes sostenerlo durante unos segundos o exhalar de inmediato. Exhala lo más lentamente que puedas por la boca y relaja el abdomen por completo.

Cuando estamos más centrados en nuestro corazón que en nuestra cabeza, sentimos menos fricción en nuestras vidas.

El tiempo puede ser muy escaso, pero incorporar algunos buenos hábitos todos los días hace maravillas. Aquí hay algunos pequeños pasos que puede tomar cada día:

• Moviendo tu cuerpo todos los días ayuda mucho. Incluso diez minutos de seguir un video de ejercicios en YouTube o una caminata rápida pueden ayudarlo a sentirse menos estresado y más animado.
• Sentarse frente a una computadora puede ser muy agotador para el cuerpo de muchas maneras, no solo porque no nos estamos moviendo, sino también porque la luz azul de la pantalla de la computadora confunde nuestro reloj interno y podría interrumpir nuestro sueño. Considere comprar bloqueadores de luz azul, anteojos que protegen nuestros ojos de la luz dañina de las pantallas de la computadora y el teléfono, y trate de minimizar el tiempo que pasa mirando la pantalla por la noche antes de acostarse.
• La luz del sol hace maravillas con su estado de ánimo, trate de exponerse al sol tanto como sea posible, preferiblemente al amanecer o al atardecer, porque ayuda a nuestro reloj interno.
• Por último, recuerde beber agua. A veces cuando nos sentimos agotados, realmente estamos deshidratados.

 

Lleve estas sugerencias con usted y sepa que está capacitado para realizar cambios a su propio ritmo. Recuerde investigar para saber mejor lo que funciona mejor para mantener su salud física y mental durante momentos de estrés. Estamos diseñados para manejar el estrés, pero no por períodos prolongados.

¿Qué tan saludables son los procesos dentro de su práctica tributaria?

Una vez que su cuerpo y su mente estén en equilibrio, podemos echar un vistazo a los sistemas dentro de su práctica fiscal. ¿Tiene clientes que vienen con una caja de zapatos o una bolsa llena de recibos descoloridos? ¿Se está poniendo al día con años de transacciones durante la temporada de impuestos, apresurandose a hacer una declaración de impuestos? Tenemos algunos consejos sobre cómo usar Cloud Accounting y Xero para evitar que haga toneladas de trabajo de recuperación durante la temporada de impuestos y posiblemente genere ingresos de sus clientes durante todo el año.

Elimine papel

Si usted es uno de esos profesionales de impuestos que recibe una caja de recibos de los clientes, probablemente le gustaría no volver a verla nunca más. No solo lleva mucho tiempo ingresar todo manualmente, sino que también se pueden perder datos debido a la pérdida de recibos y la tinta descolorida. Recomendamos utilizar herramientas como Hubdoc o Xero Files para dejar de usar papel. Hubdoc leerá el recibo y pondrá los datos clave directamente en Xero. También traerá una imagen del recibo a Xero para que su cliente esté listo para la auditoría. Xero Files es una forma más sencilla de introducir datos en Xero para que pueda codificar la transacción en la cuenta correcta manualmente con la imagen como referencia. Ambas herramientas le permiten a usted o a sus clientes enviar los datos a Xero rápidamente a través de una aplicación móvil o correo electrónico.

Introducción a la automatización

Si está codificando transacciones una por una, está perdiendo tiempo y dinero. Cuando usted es un profesional de impuestos o contabilidad, su tiempo es un costo que afectará directamente sus resultados finales. El trabajo se tiene que hacer, pero puedes tomar la decisión de utilizar la tecnología para realizar la mayor parte o utilizar su tiempo, lo que es un costo para usted. Las herramientas de contabilidad en la nube nos permiten utilizar tecnología para la entrada de datos para que usted y su personal puedan pasar tiempo trabajando con los clientes, analizando datos y haciendo el trabajo que solo los humanos pueden hacer. Los clientes también valoran más el tiempo dedicado a este tipo de trabajo, que no ven mucho valor en sus habilidades de entrada de datos, pero sí ven valor en los consejos y conocimientos sobre sus finanzas.

Si su cliente está utilizando la banca en línea, podría ser buen momento de conectar su cuenta bancaria a Xero para que sus transacciones puedan fluir diariamente desde su banca en línea. Todo lo que necesitan saber son sus datos bancarios en línea para conectarse con Xero de forma segura. Al automatizar la entrada de datos, no necesitará ingresar transacciones línea por línea para facilitar su trabajo.

Herramientas de contabilidad en la nube

Es posible que tenga los datos bancarios en el sistema de contabilidad, pero entonces, ¿cómo puede clasificarlos en la cuenta correcta y prepararlos para la declaración de impuestos rápidamente? Xero ofrece dos herramientas maravillosas para esto que se llaman Cash Coding (Codificación de Efectivo) y Bank Rules (Reglas Bancarias).

Cash Coding le permite conciliar transacciones masivas a la vez para que pueda conciliar las transacciones de un año en solo un par de horas. Si tiene uno de esos clientes que no mantuvo registros contables durante todo el año, esto acelerará el proceso de codificación de las transacciones en la cuenta correcta para que esté listo para trabajar en la declaración de impuestos en poco tiempo.

Los Bank Rules son extremadamente útiles para los clientes mensuales y también para los clientes que se ven una vez al año. El uso de Cash Coding junto con Bank Rules es la forma más eficaz de conciliar en Xero. Los Bank Rules le permiten esencialmente precodificar una transacción en función de los datos que Xero reconocerá, como el nombre del proveedor o la información de referencia. Por ejemplo, puede establecer una regla para todas las transacciones que digan "Gas" o el nombre "Exxon" se codifique automáticamente como "gastos de automóvil". Los Bank Rules se guardarán automáticamente en la organización de su cliente y estarán listos para conciliarse utilizando Cash Coding con solo hacer clic en un botón. El uso de esta herramienta lo ayudará a seguir las temporadas de impuestos.

Mejores conversaciones con sus clientes

Una vez que empiece a trabajar en la nube y utilice estas herramientas, estará abriendo oportunidades para nuevas y sorprendentes formas de trabajar con sus clientes. Ahora tiene la capacidad de trabajar con clientes en tiempo real porque ha introducido la automatización. Puedes preparar rápidamente una declaración de pérdidas y ganancias profesional, puede presentarla a sus clientes para mostrar cómo puede proporcionar información sobre su negocio durante todo el año. Puede explicarles cómo podría ayudarlos a tomar decisiones importantes sobre su negocio. Dos áreas clave sugeridas para mostrar a sus clientes son:

• Muéstrales cuáles son sus márgenes de beneficio. Es posible que no sean tan rentables como pensaban o que quieran interrumpir una línea de negocio. Esto puede explicar por qué no se están desempeñando tan bien como su competencia.
• Otra cuenta clave para mostrar sería el sorteo del propietario, que podría ayudar a resaltar cualquier problema de flujo de efectivo.

Al compartir estas ideas simples, está teniendo una conversación con su cliente que debería motivarlos a ver sus datos contables e interactuar con usted más de una vez al año. Esto lo configura como un asesor confiable y brinda oportunidades para agregar servicios como la contabilidad. Tener los números en tiempo real y un asesor como usted les da a sus clientes el poder de tomar mejores decisiones.

Puede haber clientes que se resistan a la contabilidad en tiempo real porque temen lo que puedan deber en impuestos. La realidad es que pueden ahorrar dinero y aprovechar las leyes fiscales si trabajan con su preparador de impuestos durante todo el año para realizar la planificación fiscal. Pueden estimar sus pagos de impuestos con precisión durante todo el año para evitar un pago de impuestos sorpresa desagradable al final del año. Una ventaja adicional es que trabajar con un contador de esta manera también puede ser una deducción fiscal.

Otra sugerencia es estructurar sus precios para reflejar tarifas más altas para los clientes que requieren que haga un trabajo manual, ya que su valioso tiempo es un costo y estas herramientas de contabilidad en la nube pueden ayudarlo a dedicar menos tiempo por cliente.

También puede incentivar a sus clientes para que interactúen con usted más veces durante el año, le puedes cobrar una tarifa mensual, que incluye la declaración de impuestos al final del año. Puede ayudarlos a presupuestar mejor sus servicios. Una sugerencia es agregar una línea de impuestos a su presupuesto para ayudarlos a administrar su efectivo, de modo que no tengan que pagar una gran cantidad por la preparación de impuestos en Abril, sino distribuir el costo durante el año.

Es posible que no podamos controlar a nuestros clientes, la legislación, las pandemias o los desastres naturales, pero podemos controlar la eficiencia de nuestros procesos dentro de nuestra firma de contabilidad. También tenemos la capacidad de cuidar nuestro bienestar para brindarnos a nosotros, familias y clientes la mejor experiencia. Si desea obtener más información sobre las herramientas que hemos proporcionado, únase a nuestro próximo seminario web el 7 de Enero (en español) o únase a nuestra Comunidad Xero. También puede contactarme en jackeline.velez@xero.com.

 

 

 Acerca de Xero

Xero es una plataforma de software de contabilidad basada en la nube para pequeñas empresas con 2,45 millones de suscriptores en todo el mundo. A través de Xero, los propietarios de pequeñas empresas y sus asesores tienen acceso a datos financieros en tiempo real en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Xero ofrece un ecosistema de más de 800 aplicaciones de terceros y más de 200 conexiones con bancos y otros socios financieros. En 2020, Xero fue incluida en el Índice de Igualdad de Género de Bloomberg y reconocida por  IDC MarketScape como líder en su evaluación mundial de proveedores de aplicaciones de contabilidad y finanzas para pequeñas empresas.

 

 

Sobre la autora

Jackeline Velez es Directora del mercado hispano en EE. UU. de Xero. Antes de unirse a Xero en 2016, Jackeline pasó 10 años trabajando en contabilidad pública e industria en PwC, Flotek Industries y Schlumberger. Anteriormente se desempeñó como gerente de cuentas en la comunidad de Xero en Houston. En este puesto, dirigió un equipo de cuatro mujeres, el único equipo de ventas compuesto exclusivamente por mujeres en Xero en los EE. UU., quién apoyan a contables y contables en la adopción de tecnologías digitales para transformar la forma en que hacen negocios. En 2019, Jackeline fue reconocida por Practice Ignition como una de las 50 mejores mujeres en contabilidad.