Xero y Tecnológica en la Nube – Un Estudio de Caso Interno

Cuando decide empezar mi propio negocio no les voy a mentir... no tenía la menor idea como empezar. Pasé los primeros 8 años de mi carrera trabajando para firmas de contabilidad aquí en Houston, Tejas y aprendí unas habilidades técnicas. Algo que aprendí es que unas de las empresas tenían buenos sistemas y procesos en marcha y otras no. Esto me permitió ver varias formas diferentes de como estas empresas funcionaban y me dio una buena idea de cómo quería correr mi empresa. Entonces, un día, decidí arriesgarme y me fui por mi cuenta. Te diré que fue el día más feliz/ más aterrador de mi vida. Mi plan original era concentrar me en estudiad para el examen de contador público. Bueno, aquí estamos dos años después, mi negocio está en marcha y, finalmente, estoy dedicado a aprobar el examen del CPA.

Unas de las cosas que decidí hacer cuando salí por mi cuenta fue la capacidad de trabajar desde cualquier lugar. No quería estar restringido solo a mi oficina y no tener la capacidad de ser móvil. Quería viajar y simplemente abrir mi computadora portátil y trabajar sin tener un servidor interno. También quería asegurarme que de que mi seguridad estuviera actualizada. Una de las cosas más importantes que no quiera hacer es tener los archivos de mis clientes localmente en mi computadora. Estos archivos incluyen documentos de mis clientes, declaraciones de impuestos, y otros archivos importantes con información sensitiva. Los dos problemas principales de trabajar así son:

  1. Virus/malware. Alguien podría comprometer la información en mi computadora.
  2. Mal funcionamiento de mi computadora – Podría perder todos mis datos. 

Me puse a buscar una solución y se me ocurrió una que creía aceptable en ese momento. Todos mis archivos estaban en un sistema de alcanzamiento en la nube, estaba usando Quickbooks Online exclusivamente, y un programa de impuestos que estaba localmente en mi computadora. Tenía todos mis sistemas en la nube para mis clientes contables pero todo asociado con mis clientes de impuestos todavía estaban localmente en mi computadora. Luego encontré una forma de tener el software alojado en sus servidores y tenía acceso al software en donde sea. Mi conversión a la nube estaba completa... o eso pensé. 

Una de las cosas que me encontré haciendo eran tareas administrativas menores. Todo, desde el formato de los contractos y propuestas, tratar de reservar clientes para una reunión, incorporar nuevos clientes, y varias otras tareas. Siendo el único en la empresa encontré que estas tareas me quitaban tiempo de poder servir mis clientes como quería. Sabía que avía aplicaciones que podrían ayudar con esto, pero el problema que tenía es como se hablaban entre sí. Quería asegurarme que todos estos sistemas estuvieran integrados sin tener que iniciar sesión en cada uno individualmente. ¿Entonces qué hice? Hice demostraciones de aplicaciones, demostré más aplicaciones, y luego demostré más. Me la pase demostrando aplicaciones.

Después de probar tantas aplicaciones llegue a la conclusión de que por el momento tenía un sistema que decente instalado. ¿A qué condujo todo esto? Ahorro de tiempo. Ahorro de tiempo increíble. ¿Cómo es eso? Aquí están unos ejemplos:

  1. Tiempo de seguimiento: Estaba teniendo dificultades para realizar un seguimiento de los proyectos que se facturaban cada hora y encontré una aplicación a la que se podía acceder fácilmente en mi teléfono y mediante un navegador. No hubo más intentos de averiguar cuánto tiempo trabajé en un proyecto cuando llegó el momento de la facturación.
  2. Propuestas: Dedicaba aproximadamente una hora a cada una de las propuestas que enviábamos a cada cliente, ya que las personalizaríamos para adaptarlas a sus diferentes necesidades. Ahora, con una nueva aplicación que uso, me lleva 10 minutos máximo para enviar una propuesta con una carta de compromiso adjunta a un cliente. Esta solicitud también cobra los pagos por mí y puedo asegurarme de que me paguen antes de que el cliente firme la carta de compromiso.
  3. Cartas de compromiso: Me llevaría de 15 a 20 minutos por cada carta de compromiso para asegurarse de que estaba en formato correcto y luego se la envía a un cliente para que la firmara. Tendría que subirlo a la aplicación de firmas de efile y esperar a que el cliente lo firme. Ahora se incluye con la propuesta.
  4. Reuniones con clientes: Me pasaba mucho tiempo perdido yendo y viniendo con clientes que intentaban encontrar el momento adecuado para que nos reuniéramos. Ahora, dependiendo de cómo nos estemos reuniendo, puedo enviarle un enlace a mi calendario, y ellos pueden elegir una hora que funcione de acuerdo con mi horario. De esta manera, usted toma el control de su tiempo y no trata de elegir un tiempo alrededor de sus clientes.
  5. Comunicación: Uso de un sistema de mensajería instantánea para comunicarme internamente con los miembros de mi equipo. La comunicación a través de correos electrónicos puede ser ineficiente porque los correos electrónicos pueden perderse y olvidarse. Esta es una buena manera de asegurarse de que nada se "deslice" a través de las grietas.

A estas alturas, estoy seguro de que te estarás preguntando dónde encaja Xero en todo esto. Mi historia con Xero es interesante. Me encontré con Xero a través del gerente de cuentas aquí en Houston. Como cualquier vendedora típica, ella insistió en contactarme hasta que salí y le di una oportunidad a Xero. Fui, saqué una demo, y al instante me enamoré del producto. ¿Qué me gustó de esto?:

  1. Fue construido en la nube para la nube. 
  2. Era una alternativa a los otros sistemas en el mercado.
  3. Fue visualmente agradable a la vista.
  4. Tenía ciertas características que me gustaban.
  5. La Comunidad

Fue entonces cuando decidí mover la mayoría de mis clientes a Xero. Ahora seré honesto con ustedes y decirles que no fue fácil. Tenía la impresión de que todos los sistemas contables eran iguales. La función es la misma, pero operan de maneras muy diferentes. Un hecho que aprendí muy bien. Pero una vez que superé la curva de aprendizaje inicial (como con algo nuevo, siempre hay una curva de aprendizaje) me di cuenta de que este programa era increíble. Xero es un sistema de contabilidad en la nube que se creó en la nube para la nube. Esta es una herramienta poderosa porque puedo acceder a ella y darles acceso a mi personal y mis clientes a mi personal y a los clientes. No es necesario tener que ir a un sitio de cliente o remoto a una computadora y trabajar en un archivo local. Esto era algo que quería hacer cuando hice la transición a una empresa digital.

Una de las cosas que disfruto haciendo es ver qué nuevas tecnologías están disponibles y ver si hay algunas haciendo las cosas de manera diferente. Esto es lo que pasó cuando me topé con Xero. Si bien hay otras opciones en el mercado, esta fue la que más me llamó la atención. Lo principal que me encantó es lo "hermoso" que es. Es un programa muy agradable para los ascéticos que realmente hizo más fácil para mí y para mi personal trabajar en él. Algunas de las características que realmente se destacaron a mí fueron:

  • Característica de codificación en efectivo para una rápida reconciliación
  • Plantillas de informes para informes de aspecto más limpio
  • Reconciliación en el nivel de transacción en lugar del nivel de instrucción
  • Encontrar y recodificar
  • No hay entradas de diario en cuentas bancarias, AR y AP
  • API abierta con integraciones directas a diversas aplicaciones
  • Programa de Socios
  • Xero U con información extremadamente valiosa.

 

Estas eran las características que se destacaron para mí que realmente me emocionaron. Algunos de estos me permitieron ahorrar aún más tiempo y llegaré a eso en un momento.

Quiero hablar de la comunidad. Ese fue probablemente uno de los artículos más grandes que me llevaron a usar Xero. Han hecho un trabajo maravilloso al crear un entorno de colaboración y empoderamiento para todos en el espacio. Honestamente puedo decir que he hecho algunas amistades increíbles y duraderas y he podido intercambiar ideas con colegas. 

Ahora sé que hablé de algunas de las características que estaban en Xero y la que sentí que me proporcionó el mayor valor fue la función de codificación de efectivo. ¿Por qué? Porque soy capaz de reconciliar transacciones a granel. Esto es extremadamente beneficioso cuando necesito preparar los libros para un cliente y ponerme al día con el año anterior o dos, o cuando trabajamos con nuestros clientes de programación C que no cuentan con un sistema contable. Permítanme darles un ejemplo de la vida real:

Primer Ejemplo:

Recibimos un nuevo cliente con su propia pequeña empresa. Le echamos un vistazo y nos dimos cuenta de que era un proyecto de tamaño decente. Dos cuentas bancarias con aproximadamente 500 transacciones cada una y dos estados de cuenta de tarjeta de crédito con aproximadamente 1000 transacciones para cada una. No contaban con un sistema de contabilidad y nos trajeron los estados de cuenta bancarios y de tarjeta de crédito. Nos llevó aproximadamente un día obtener todas las transacciones codificadas en Excel, producir el estado de resultados y el balance general y preparar la declaración de impuestos. Avancé un año más tarde y el cliente nos trae la misma información nuevamente, pero habían crecido un poco, así que hubo algunas transacciones más. En este punto, ya había empezado con Xero y decidí usar AutoEntry para extraer la información del banco y los extractos de la tarjeta de crédito y luego subirlos a Xero. Al usar las reglas bancarias y las funciones de conciliación masiva de la codificación de caja, pudimos hacer todo en aproximadamente dos horas y medio.

Segundo Ejemplo:

Tenemos un cliente que es barbero. Tiene una cuenta bancaria sin un sistema contable. El primer año trajo su información y nos llevó aproximadamente 3 horas preparar los libros para la declaración de impuestos. El año siguiente usamos AutoEntry y Xero y pudimos hacerlo en unos 30 minutos.

Entonces, si observamos el ciclo de vida de un cliente desde el contacto inicial hasta la presentación de un producto terminado en nuestra empresa, aquí tenemos lo que tradicionalmente estamos viendo:

  • Una hora para la preparación de la propuesta
  • Veinte minutos de preparación de la carta de compromiso
  • Veinte minutos de tiempo total intentando bloquear un tiempo para que organicemos una reunión
  • De cuatro a seis horas para preparar la contabilidad para el horario C clientes.
  • Una o dos horas de preparación de impuestos.
  • En total, estamos considerando aproximadamente entre cinco y siete horas en total para un compromiso.

Con nuestros nuevos sistemas en funcionamiento, esto es lo que estamos viendo:

  • Diez minutos para la preparación de la propuesta en línea y carta de compromiso. Incluimos una opción para que nuestros clientes paguen por adelantado la declaración de impuestos o al menos depositen un depósito.
  • Le enviamos al cliente un enlace a nuestro calendario y eligen una hora que funcione para ellos y que tengamos disponible para programar una reunión. No pasamos tiempo en esto.
  • Cuarenta y cinco minutos para importar los extractos bancarios y utilizar la función de codificación de efectivo en Xero.
  • Una o dos horas de preparación de impuestos.
  • En total, estamos considerando aproximadamente de dos a tres horas en total para el compromiso.

¿Qué significa esto?

  • Métodos convencionales tradicionales = 5 a 7 horas.
  • Utilizando tecnología de contabilidad en la nube = 2 a 3 horas
  • Ahorro promedio = 4 horas.

Esto es solo para estas situaciones. Si puedo ahorrar 4 horas preparando una declaración de impuestos y hacerlo por alrededor de 5 declaraciones de impuestos diferentes, son 20 horas adicionales que puedo ahorrar.

Mi pregunta es: ¿qué harías con 20 horas adicionales? Para nosotros, lo usamos para escalar sin tener que traer más personal, capacidad para salir y establecer contactos y, lo más importante, pasar tiempo con mi familia.

Es por eso que soy un gran defensor de Xero y las tecnologías de nube. Es por eso que soy un gran defensor de la nube que implementa la tecnología correcta.

 

Jose Zavala

Jose Zavala is a small business advisor based out of Houston, Texas. He is a CPA candidate and a technology enthusiast. He spent the first 10 years of his career working for several middle size CPA firms in the Houston area with a focus on taxation. His love for all things automation and technology came when he went out on his own and realized that he was spending a lot of time doing menial tasks and was taking time away from his newly born daughter. He began his entrepreneurial journey in 2017 and opened up ZTX Advisors with one goal in mind. To empower small businesses and help them grow. The only way to do that is to be their advisor and not just a tax preparer or a bookkeeper. So, with that ZTX Advisors was born.